הודעת תזכורת ללקוחות: 20 נוסחים מוכנים ל-SMS ולוואטסאפ
נוסחים להעתקה לכל שלב: אישור תור, תזכורת יום לפני, תזכורת קצרה לפני הטיפול, אחרי ביטול, אחרי אי-הגעה, תור חוזר ורשימת המתנה. ומה הופך תזכורת לכזו שעונים לה.
هذا الدليل متاح حاليًا بلغة واحدة فقط: עברית.
باختصار
- תזכורת טובה אומרת מי, מתי ואיפה, שואלת שאלה אחת ("מגיעים?") ונותנת דרך לבטל בלחיצה. כל מה שמעבר לזה הוא רעש.
- הזמן חשוב כמו הנוסח: תזכורת ביום שלפני נותנת ללקוח זמן לבטל מסודר; תזכורת קצרה כמה שעות לפני שומרת על טיפולים ארוכים.
- בוואטסאפ, הודעה שהעסק יוזם נשלחת כתבנית מאושרת מראש ורק למי שהסכים לקבל הודעות. ב-SMS הטקסט חופשי, אבל הכללים לגבי הסכמה דומים.
מה הודעת תזכורת טובה עושה
תזכורת טובה עושה ארבעה דברים, ולא יותר. היא אומרת מי שולח ולמי. היא אומרת מתי ואיפה, כולל השירות. היא שואלת שאלה אחת שאפשר לענות עליה במילה: מגיעים? והיא נותנת דרך לבטל או להזיז בלחיצה אחת, בלי טלפון.
כל מה שמעבר לזה, מבצע, בקשה לעקוב ברשתות, שלוש אימוג'ים, מוריד את הסיכוי שהלקוח יעשה את הדבר היחיד שחשוב: יענה. סקירה שיטתית של Cochrane מצאה שתזכורות בהודעות לנייד משפרות את ההגעה לתורים לעומת היעדר תזכורת. התזכורות שנבדקו היו קצרות ועובדתיות. זה הדגם.
מתי שולחים
| מתי | למה | לאיזה תור |
|---|---|---|
| מיד אחרי הקביעה | אישור: הלקוח רואה שהתור נקלט ושומר את הפרטים | כל תור |
| יום לפני, בשעות היום | הזמן האחרון שבו ביטול עוד מאפשר למלא את המקום | כל תור |
| שעתיים-שלוש לפני | למי ששכח גם אחרי התזכורת של אתמול | טיפולים ארוכים או יקרים |
| אחרי ביטול | לקבוע מועד חדש לפני שהלקוח נעלם | כל ביטול |
| אחרי אי-הגעה | לשמור על הקשר ולהזכיר את הכללים | כל אי-הגעה |
שעת השליחה חשובה: תזכורת בשבע בבוקר או באחת-עשרה בלילה מרגיזה, גם אם הנוסח מושלם. בין תשע לשמונה בערב הוא טווח סביר לרוב העסקים.
SMS או וואטסאפ
שני הערוצים עובדים, והם שונים בכללים. ב-SMS הטקסט חופשי, ההודעה מגיעה לכל טלפון, והעלות היא לפי הודעה. בוואטסאפ ההודעה נקראת יותר ונוח יותר לענות עליה, אבל הודעה שהעסק יוזם (תזכורת היא כזו) חייבת להיות תבנית שאושרה מראש, לפי הנחיות התבניות של Meta, ולהישלח רק למי שהסכים לקבל הודעות מהעסק, לפי מדיניות המסרים העסקיים.
הסכמה היא לא בעיה כשהלקוח קבע תור בעצמו ואישר קבלת הודעות על התור. היא כן בעיה כשמנסים להשתמש באותו ערוץ למבצעים. אל תערבבו: תזכורת לתור היא הודעת שירות, ומבצע הוא פרסומת שדורשת הסכמה נפרדת.
20 נוסחים להעתקה
הנוסחים כתובים עם משתנים בסוגריים מסולסלים. החליפו אותם בפרטים האמיתיים, או השאירו אותם כפי שהם אם המערכת שלכם ממלאת אותם לבד.
אישור תור
היי {שם}, התור שלך ל{שירות} אצל {עסק} נקבע ל{יום} {תאריך} בשעה {שעה}. לשינוי או ביטול: {קישור}. נתראה!היי {שם}, נקבע: {שירות} ב{יום} {תאריך}, {שעה}, אצל {עסק}, {כתובת}. אפשר להזיז או לבטל כאן: {קישור}.היי {שם}, התור ל{שירות} נקבע ל{יום} {תאריך} בשעה {שעה}. לפני הטיפול: {הנחיית הכנה}. שינוי או ביטול: {קישור}.תזכורת יום לפני
היי {שם}, תזכורת: מחר {יום} ב{שעה} יש לך תור ל{שירות} אצל {עסק}. מגיעים? אפשר לאשר או לבטל כאן: {קישור}.{שם}, מחר ב{שעה}: {שירות} אצל {עסק}. לאישור או ביטול: {קישור}.היי {שם}, מחר ב{שעה} התור שלך ל{שירות}. אם משהו השתנה, אפשר לבטל בחינם עד {שעת גבול} כאן: {קישור}. אחרי זה חלה מדיניות הביטולים שלנו.היי {שם}, מחכים לך מחר ב{שעה} ל{שירות}. אנחנו ב{כתובת}, {הנחיית הגעה}. אם צריך להזיז: {קישור}.תזכורת קצרה לפני הטיפול
{שם}, נתראה בעוד שעתיים ב{שעה} אצל {עסק}. אם לא תוכל/י להגיע, ספר/י לנו כאן: {קישור}.{שם}, התור שלך ב{שעה}. חניה: {הנחיית חניה}. נתראה!אחרי ביטול
היי {שם}, התור ל{תאריך} בוטל. רוצה לקבוע מועד חדש? כל השעות הפנויות כאן: {קישור}.היי {שם}, ביטלנו את התור ל{תאריך}. אם תרצה/י שנודיע לך כשמתפנה משהו קרוב יותר, אפשר להצטרף לרשימת ההמתנה כאן: {קישור}.אחרי אי-הגעה
היי {שם}, פספסנו אותך היום ב{שעה}. מקווים שהכול בסדר. לקביעת תור חדש: {קישור}.היי {שם}, התור שלך היום ב{שעה} לא התקיים. לפעם הבאה: ביטול עד {חלון ביטול} לפני התור הוא חינם, ואחרי זה חלה מדיניות הביטולים. לתור חדש: {קישור}.תור חוזר
היי {שם}, התור הקבוע שלך ל{שירות} ממשיך: הבא ב{יום} {תאריך} בשעה {שעה}. לשינוי של תור בודד: {קישור}.היי {שם}, התור ל{תאריך} הוא האחרון בסדרה שקבענו. רוצה להמשיך באותו יום ושעה? אפשר כאן: {קישור}.רשימת המתנה
היי {שם}, התפנה תור ל{שירות} ב{יום} {תאריך} בשעה {שעה}. רוצה אותו? לאישור עד {שעת סיום}: {קישור}. אחרת הוא יוצע לממתין הבא.היי {שם}, נרשמת לרשימת ההמתנה ל{שירות}. כשיתפנה תור שמתאים לך, נשלח הודעה עם קישור לאישור. לעדכון ההעדפות: {קישור}.שינויים בעסק
היי {שם}, לקראת {חג} נעבוד בשעות {שעות}. התור שלך ב{תאריך} נשאר כפי שנקבע. אם משהו משתנה אצלך: {קישור}.היי {שם}, מצטערים, אנחנו צריכים להזיז את התור שלך מ{תאריך ישן} ל{תאריך חדש} בשעה {שעה}. מתאים? אם לא, בחר/י שעה אחרת כאן: {קישור}.אחרי הביקור
היי {שם}, תודה שהיית אצלנו היום. התור הבא מומלץ בעוד {מספר} שבועות. אפשר לקבוע כבר עכשיו: {קישור}.טעויות נפוצות
- הודעה בלי שם. "שלום, תזכורת לתור מחר" נראית כמו ספאם ואין לדעת ממי היא.
- הודעה בלי דרך לבטל. לקוח שלא יכול לבטל בלחיצה פשוט לא מבטל, ולא מגיע.
- שאלה בלי תשובה אפשרית. "מגיעים?" ממספר שאי אפשר לענות לו. אם ההודעות יוצאות ממערכת, ודאו שתשובה מגיעה למישהו.
- מבצע בתוך תזכורת. זה הופך הודעת שירות לפרסומת, מבחינת הלקוח ומבחינת החוק.
- שעה לא סבירה. תזכורת בלילה או בשבת מזיקה יותר ממה שהיא מועילה.
- יותר מדי. שלוש תזכורות לתספורת של עשרים דקות הן הטרדה.
מה המערכת עושה לבד
נוסחים טובים הם חצי מהעבודה. החצי השני הוא שהם יישלחו בזמן, לכל לקוח, בלי שמישהו יזכור. ב-Torly התזכורות יוצאות ב-SMS או ב-WhatsApp לפי מה שהגדרתם, בשעה שבחרתם, עם קישור לאישור ולביטול, ובשפה שבה הלקוח קבע את התור באתר ההזמנות. אם ללקוח אין WhatsApp, ההודעה יוצאת ב-SMS. את הנוסח אפשר להתאים, ואת הכללים (כמה זמן לפני, לאיזה שירותים) קובעים פעם אחת.
أسئلة وأجوبة
כמה תזכורות לשלוח לתור אחד?
אחת ביום שלפני היא הבסיס. לטיפול ארוך או יקר מוסיפים אחת קצרה שעתיים-שלוש לפני. שלוש ויותר לאותו תור מרגישות כמו לחץ, והלקוחות מתחילים להתעלם.
האם לשלוח תזכורת בוואטסאפ או ב-SMS?
וואטסאפ נקרא יותר ונוח יותר לתשובה, אבל הודעה שהעסק יוזם חייבת להיות תבנית מאושרת מראש וללקוח שהסכים. SMS מגיע לכל טלפון בלי תלות באפליקציה. הרבה עסקים שולחים בוואטסאפ ונופלים ל-SMS כשאין וואטסאפ למספר.
מה לכתוב בשורה הראשונה?
את שם הלקוח ואת שם העסק. הודעה שמתחילה ב"שלום" בלי שם נראית אוטומטית וזרה, והלקוח לא בטוח ממי היא. שם פרטי ושם העסק פותרים את זה במילים ספורות.
האם מותר לשלוח הודעות תזכורת בלי הסכמה?
תזכורת על תור שהלקוח עצמו קבע היא הודעת שירות על עסקה קיימת, לא פרסומת. הודעה שיווקית, לעומת זאת, דורשת הסכמה מראש לפי חוק התקשורת בישראל. אל תערבבו: תזכורת לתור לא כוללת מבצעים.
איך כותבים תזכורת בשפה של הלקוח?
כשהלקוח קבע את התור בשפה מסוימת באתר ההזמנות, המערכת יודעת באיזו שפה לכתוב לו. אם אתם כותבים ידנית, שמרו נוסח לכל שפה שהלקוחות שלכם מדברים, ואל תתרגמו באותו רגע בטלפון.
מה עושים כשלקוח עונה לתזכורת בשאלה?
עונים. תזכורת שמגיעה ממספר שאי אפשר לענות לו היא תזכורת גרועה. אם ההודעות יוצאות ממערכת, ודאו שתשובה של לקוח מגיעה למישהו, או שההודעה אומרת למי לפנות.
المصادر
حُدّث · بقلم موتي حنوكا
يبني Torly، نظام إدارة وحجز المواعيد للأعمال الصغيرة، ويعمل يوميًا مع أصحاب أعمال يريدون جدولًا ممتلئًا ومكالمات أقل. يكتب هنا عما نتعلمه في الطريق.